Инвентаризация в отеле: разложить по полочкам

Современные технологии не обошли стороной гостиничную индустрию. Для грамотного и четкого учета основных средств внедряется так называемая система штрих-кодов, QR-кодов и RFIDов, подходящая и полностью отвечающая требованиям бухгалтерских программ.

Почему же не во всех современных гостиницах и отелях есть система автоматизации и учета данных? Может, из-за незнания о существовании подобной системы и привычки все делать своими руками. Возможно, есть недоверие к аутсорсинговым компаниям (хотя компании, которые проводят независимую инвентаризацию, всегда заключают договор о неразглашении). Рядовые сотрудники высказывают пренебрежительное отношение к новшествам из-за страха постоянного контроля, понимая, что данная система полностью исключает факты подмены или других махинаций с имуществом.

 

 

Крупные и средние гостиницы, на балансе которых имеется большое количество ценных средств, которые, по большому счету, ни за кем не закреплены, охотнее соглашаются на внедрение новой технологии. Потраченные на автоматизацию средства возвращаются за 1,5–2 года за счет значительного снижения или устранения краж и мошенничества со стороны сотрудников и бережного отношения к вверенному имуществу.

Сам процесс системы автоматизации учета основных средств можно доверить сторонней организации, которая и программу учета внедрит, и научит ей пользоваться, и обклеит все этикетками, и занесет справочник всех основных средств в систему. При необходимости и фотографии сделает особо ценных предметов, например, картин или мебели.

 

Первый шаг – выбор, какую маркировку использовать: штрих-код, QR-код или RFID. В отличие от старого штрих-кода, который сканируют тонким лучом, QR-код определяется сенсором как двумерное изображение. Основное достоинство QR-кода – легкое распознавание сканирующим оборудованием (в том числе и фотокамерой мобильного телефона). Однако пользоваться QR-кодами крайне неудобно. Проблема заключается в том, что относительно простые QR-коды содержат настолько короткие ссылки, что их проще набрать пальцем или надиктовать голосом, чем ждать целую цепочку событий: пока сфокусируется камера, пока отсканируется изображение, пока придет ответ от сервера с результатом распознавания. После этого, наконец-то, предложат перейти по ссылке. А если добавить к этому необходимость скачивать определенную, пусть и бесплатную, программу для сканирования кодов, легко понять, почему ими мало кто пользуется. К тому же при помощи этой программы, установленной на мобильный телефон, считать информацию с QR-кода может любой посетитель гостиницы.

 

RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) сокращает процесс проведения инвентаризации вдвое, а то и втрое, так как сканер не надо подносить к каждой единице имущества. Считывание информации происходит на расстоянии 6 метров. Минусы: стоимость системы выше стоимости системы учета, основанной на штрих-кодах или QR-кодах; подверженность помехам в виде электромагнитных полей; отсутствие визуальной идентификации наличия предмета учета.

Общее у всех маркировок – уникальный цифровой код, который присваивается каждой единице имущества. В большинстве случаев его нельзя присвоить другой единице, так как при переклейке этикетка разрушится (хотя ей не страшны ни вода, ни воздействие прямых солнечных лучей, ни агрессивная среда, ни минусовая температура).

 

 

Второй шаг – выбор оборудования. Понадобятся принтеры для печати и изготовления этикеток, терминалы сбора данных; софт для учета имущества и проведения инвентаризации (интеграция с бухгалтерской системой учета позволяет в единой системе работать как бухгалтерии, так и сотрудникам по снабжению, учету, контролю, видеть все передвижения имущества, более эффективно управлять и контролировать свои запасы основных средств).

 

Третий шаг – нанесение этикеток и заведение информации в систему учета. На этом этапе создается унифицированный справочник, обклеивается все имущество, проходит идентификация с фотографиями эксклюзивной мебели, сверка учетных и фактических остатков, а также выявление недостач и излишек. Затем – формирование форм ИНВ 1, 3, 18, 19 и подписание с МОЛами.

 

В результате у специалистов бухгалтерского отдела появится четкая и ясная картина всего имущества. Руководителю отдела снабжения больше не придется искать необходимый ему товар или же, наоборот, закупать то, что уже имеется. Административно-хозяйственный отдел всегда будет четко знать и понимать, какая вещь на каком месте лежит и кто за нее отвечает.