Главная особенность онлайн-касс — с их помощью можно отправлять отчеты о продажах через интернет в налоговую службу
Что такое онлайн-кассы
Внешне новая контрольно-кассовая техника (ККТ) почти не отличается от старых моделей. Главная особенность онлайн-касс — с их помощью можно отправлять отчеты о продажах через интернет в налоговую службу, поэтому в «начинке» новых кассовых аппаратов появились Ethernet-порт или GPRS/Wi-Fi-модем.
Небольшой глоссарий
- Аналог электронной ленты (ЭЛКЗ) — фискальный накопитель (ФН). Он сохраняет, шифрует и передает информацию о продажах и сумме выручки в налоговую.
- Фискальные данные (ФД) — сведения о продажах, передаются с помощью ФН.
- Оператор фискальных данных (ОФД) помогает отправлять ФД по защищенному каналу в налоговую службу.
Последовательность взаимодействия с покупателем
ККТ используется не только для передачи данных о продажах на сервер ФНС, но и для отправки чеков клиентам (на электронную почту или по смс). Онлайн-кассы позволяют также печатать бумажные чеки.
Важно! Если клиент желает получить электронный чек, он должен объявить об этом до пробития чека.
Схема работы с онлайн-кассами согласно 54-ФЗ
Требования к содержанию чеков изменились. Теперь обязательно нужно:
- уточнять полный состав покупки — наименование, количество и стоимость оказанных услуг (ранее требовалось прописывать только сумму);
- указывать систему налогообложения, по которой работает отельер;
- печатать QR-код и ссылку для проверки легальности покупки;
- прописывать адрес гостиницы, где расположена касса.
Внимание! Если оплата за товары или услуги реализуется онлайн, то в чеке должен присутствовать адрес сайта (ФИО кассира на таком чеке не указывается).
Согласно 54-ФЗ, работа с бланками строгой отчетности (БСО) с 1 июля 2018 года будет вестись в автоматизированной системе с аналогичными требованиями. Если вы допустите ошибку в расчетах, то сможете сформировать бланк коррекции, но только за текущие сутки.
Как внедрить онлайн-кассу в работу отеля
- Зарегистрироваться на сайте nalog.ru и получить доступ в личный кабинет (порядок авторизации в личном кабинете юридического лица и личном кабинете для ИП).
- Поставить обновленную ККТ и ФН на учет в налоговой.
- Заключить договор на обслуживание с зарегистрированным лицензированным ОФД из Реестра ФНС.
- Обновить имеющееся кассовое ПО или перейти на новое.
- Обеспечить постоянный доступ к интернету.
Не всем придется приобретать новые ККТ. Некоторые модели касс можно модернизировать, встроив в них дополнительно ФН и настроив подключение к интернету. На сайтах производителей есть как ККТ нового образца, так и комплекты модернизации «устаревших» моделей.
Если вашей модели нет в списке на модернизацию или у вас еще нет кассы, нужно:
- Выбрать подходящую кассу. В реестре ККТ указаны подробные сведения о новых моделях.
- Заказать, оплатить и ждать доставки нового кассового аппарата (процесс изготовления может затянуться, помните об этом).
- Заключить договор обслуживания в ОФД.
- Зарегистрироваться в налоговой лично или с помощью электронной подписи (оформить новую ЭЦП в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи или воспользоваться той, которой вы подписываете отчетность для налоговой).
- Подключить ККТ к своему ПО и приступить к работе.
О расходах: обслуживание и стоимость онлайн-касс
- Цена нового ККТ с ФН — 25 000–30 000 рублей.
- ФН со сроком действия 13 месяцев обойдется вам в 6 000–8 000 рублей.
- Договор с ОФД будет стоить 3 тысячи рублей ежегодно.
- Около 500 рублей в год придется потратить на оплату интернета для ККТ.
- Менять фискальный накопитель нужно будет раз в год.
ФН сроком на три года разрешается использовать тем предпринимателям, которые работают по ЕНВД, УСН или на патенте. Но трехлетних ФН еще нет в продаже.
Если вы пользуетесь автономными кассами типа «Эвотор wiki», то их перепрошивка до онлайн-кассы обойдется в 7 500 рублей. В кассу можно будет превратить планшеты и даже смартфоны.
Штрафы
Если ИП использует ККТ устаревшей модели, незарегистрированную кассу или неверно настроенную онлайн-кассу, штраф составит 3 000 рублей. Для ООО аналогичное нарушение оценивается в 10 000 рублей.
Если нет онлайн-кассы, ИП придется выложить 25–50 % от суммы продаж, но не менее 10 000 рублей. ООО заплатит штраф в размере 75–100 % от суммы продаж, но не менее 30 000 рублей.
Если не отправили чек на электронную почту/телефон, штраф — 2 000 рублей для ИП и 10 000 рублей для ООО.
В первый раз за подобные нарушения можно отделаться устным предупреждением. Повторное нарушение законодательства влечет за собой не только штраф, но и весьма суровое наказание — запрет деятельности отеля сроком до 90 дней.
Плюсы кассовой реформы
Минусы новых требований понятны. Однако в нововведении есть и положительные моменты. Так, онлайн-кассы позволят:
- собрать контакты гостей вашего отеля под предлогом отправки чека на почту или телефон;
- контролировать кассу и видеть выручку в режиме реального времени, независимо от местонахождения — в личном кабинете;
- работать с авансами, возвратами по максимально простой схеме: пробивать чек на возврат, без оформления расходного кассового ордера и заполнения накладной (КМ-3 или ТОРГ-13); вам не понадобится вести журнал кассира;
- освободиться от обязательного ежемесячного обслуживания в Центре технического обслуживания (ЦТО) и сэкономить;
- зарегистрировать ККТ удаленно за несколько минут;
- не заполнять формы КМ1–КМ9.
Вопросы и ответы
Кому можно работать без онлайн-кассы?
С 1 февраля 2017 года регистрировать в налоговой службе кассы старых моделей уже нельзя. Владельцы ИП с патентной системой налогообложения, БСО при УСН или работающие на ЕНВД могут отложить переход на онлайн-кассы до 1 июля 2018 года. Потом новый порядок применения ККТ станет обязательным для всех.
Что делать, если гостиница находится в отдаленной местности без доступа к интернету?
Если вы находитесь в отдаленной от сетей связи местности, то освобождаетесь от требования передавать данные в налоговые органы через интернет. К таким местностям относятся населенные пункты, в которых нет стабильного интернет-соединения. Также закон разрешает не передавать ФД через ОФД в особо удаленных малонаселенных территориях, часто недоступных для транспорта. В таком случае все будет зависеть от численности населенного пункта, где находится ваш отель. Министерством связи установлена конкретная цифра для таких территорий: не более 10 000 человек. Подобных мест немного. Однако это не освобождает вас от использования ККТ нового вида, а сдавать отчетность будете, как и раньше, на бумаге.
Обязательно ли нужен интернет? Есть ли штрафы за несвоевременную передачу чеков?
Да, нужен, касса отправляет данные о покупке в ОФД через интернет. Не дожидаясь ответа от ОФД, касса печатает чек покупателю и по его просьбе отправляет электронный чек на телефон или электронную почту. Расхождение между временем в чеке и временем передачи его клиенту не должно быть более 5 минут.
Если интернет пропал, данные по каждой покупке автоматически сохранятся в ФН и будут переданы в ОФД, как только соединение восстановится.
Если чеки не будут отправлены в ОФД до 30 календарных дней, то ФН заблокируют, и вы не сможете работать.
Как быть владельцам сезонных отелей? Можно ли останавливать работу онлайн-кассы при закрытии?
Если деятельность носит временный (сезонный) характер, вам все равно придется приобретать стандартный ФН. Потому что срок действия ФН — 15 месяцев для ОФСН, 36 месяцев для ИП и УСН.
Можно просто брать аванс на любую сумму и пробивать в онлайн-кассе? Как оформить возврат аванса по ККТ?
При возврате просто пробивается чек коррекции. Не нужно оформлять РКО в бухгалтерии.
По платежам онлайн-бронирования тоже надо пробивать чек? Подключать ли сайт к кассе?
Если вы регистрируете онлайн-кассу для сайта, то необходимо указать в заявлении, что ККТ будет использован только при расчетах в интернете с помощью электронных средств платежа. Его будет необходимо интегрировать с сайтом.
Создатели популярных движков и платформ сайтов уже разработали и продолжают разрабатывать и улучшать схемы подключения к кассовым аппаратам согласно требованиям 54-ФЗ. Например, выпущена «1С-Битрикс» версии 17.0.1, она поддерживает кассовые аппараты «Атол» без чекопечатной функции. Обещают добавить поддержку ККТ «Штрих-М».
Модуль онлайн-бронирования в «1С:Отель» позволяет отправлять платежи с сайта в систему круглосуточно. «1С:Отель» автоматически пробивает чек и отправляет вашему гостю, при этом используется ККТ, установленная в отеле. Также модуль позволяет бронировать с помощью предавторизации — блокировки средств на карте клиента, а списывать оплату и пробивать чек можно уже в момент заселения.
Покупать обязательно? Можно ли взять такую кассу в аренду?
Если под арендой ККТ вы понимаете услуги ИП по приему наличных средств на свой кассовый аппарат. Да, есть фирмы, которые готовы за 10–30 % от выручки нести обязанность по сдаче отчетности. Но в свете новых требований к оформлению чеков (а именно — указания адреса расположения) подобные услуги вряд ли актуальны.
Выводы
Новый закон упростит гостиничному бизнесу взаимодействие с налоговой и сбор данных о посетителях. Удаленный контроль выручки и простота отчетности позволят отельерам сэкономить время. Стоит заранее позаботиться о подготовке отеля к новой системе работы: выбрать оператора, подготовить персонал, обновить оборудование и ПОк.
У владельцев небольших гостиниц и хостелов появятся дополнительные расходы. Несмотря на то что предпринимателям на УСН и ПСН обещают налоговые вычеты за приобретение ККТ, процесс перехода не учитывает риски непредвиденных обстоятельств, связанных с поиском новых касс и ПО в дальних регионах и подбором специалистов для обслуживания.
